Rapportage van de hogeschoolraad 2023

In het eerste deel van deze rapportage wordt kort ingegaan op de samenstelling en de werking van de hogeschoolraad. In het tweede deel volgt een overzicht van de belangrijkste onderwerpen waarmee de hogeschoolraad zich in 2023 heeft beziggehouden.

De vergaderingen van de hogeschoolraad vinden tijdens het studiejaar plaats in vijf cycli. Elke vergadercyclus volgt een vast stramien: met het DB-CvB vooroverleg (overleg tussen het dagelijks bestuur en het college van bestuur), de eerste interne vergadering van de hogeschoolraad, de tweede interne vergadering als voorbereiding op de laatste vergadering in de cyclus, en de HR-CvB Overlegvergadering.

Het dagelijks bestuur van de hogeschoolraad, bestaand uit voorzitter en vicevoorzitter, vergadert wekelijks met de ambtelijk secretaris en het hoofd van Bureau Medezeggenschap.

Op initiatief van de hogeschoolraad vindt twee keer per jaar, in het voor- en in het najaar, een Gezamenlijke medezeggenschapsvergadering plaats. In 2023 waren deze gepland op 9 mei en 21 november. Tijdens deze vergaderingen komen vertegenwoordigers van alle AHK-medezeggenschapsraden samen om belangrijke thema's te bespreken. De hogeschoolraad heeft dit jaar extra aandacht besteed aan de organisatie ervan, omdat deze vergaderingen een belangrijk contactmoment vormen voor de hogeschoolraad en de decentrale raden. 

De thema's voor deze vergadering worden vooraf besproken tijdens het voorzittersoverleg waarop de agenda wordt samengesteld. Om inhoudelijk goed op de thema's te kunnen ingaan en om tegemoet te komen aan niet-Nederlandstalige medezeggenschapsleden, is dit jaar besloten om de thema's te bespreken in kleine panels. De aanwezigen kregen de mogelijkheid om zich bij twee panels aan te sluiten, waarbij de voertaal van één van de panels altijd Engels was.

Tijdens de vergaderingen is het volgende afgesproken: 

• De wens leeft om meer schriftelijk af te stemmen rondom de vergaderingen. De leden zijn op die manier beter voorbereid en hebben tijdens de vergaderingen tijd om diepgaande gesprekken te hebben over de agendapunten. 
• Voorafgaand aan de Gezamenlijke medezeggenschapsvergadering wordt een voorzittersoverleg gehouden. De voorzitters komen (online) bij elkaar om de agenda voor de vergadering op te stellen. Ook de actiepunten van de vorige Gezamenlijke medezeggenschapsvergadering worden tijdens dit overleg besproken, zodat de continuïteit van de onderwerpen geborgd wordt. 

Dit jaar zijn de vergaderingen voor het eerst in de AHK Culture Club gehouden. Deze locatie leent zich goed om elkaar vóór en na de vergadering informeel te spreken en dat versterkt de onderlinge band tussen de academies. De aanwezigen geven aan blij te zijn met deze plek en deze vorm van vergaderen. Er is onder andere inhoudelijk gesproken over de Kwaliteitsmiddelen, studentenhuisvesting en werkdruk onder medewerkers. Naast het onderling uitwisselen van kennis en ervaring zijn er zoveel mogelijk actiepunten opgesteld.

De hogeschoolraad bestaat uit veertien leden; zeven studenten en zeven personeelsleden. De zes academies worden vertegenwoordigd door één student en één personeelslid van de betreffende academie. Daarnaast vertegenwoordigt één personeelslid het Servicebureau en één student de gehele AHK-studentenpopulatie. Uit hun midden worden een voorzitter en een vicevoorzitter gekozen. 

• Voorzitter: Thijs Meijer (student-lid AvB)
• Vicevoorzitter: Audrey Helwes (personeelslid ATD)

In het voor- en najaar van 2023 zijn voor de tweede en derde keer AHK-brede medezeggenschapsverkiezingen georganiseerd. De verkiezingen zijn met posters en berichtgeving op MyAHK onder de aandacht gebracht. Kandidaten kunnen zich verkiesbaar stellen via een centraal formulier en hun profiel wordt op de website van de desbetreffende academie geplaatst. 
Het centraal organiseren van de medezeggenschapsverkiezingen creëert meer momentum en zichtbaarheid voor de gehele medezeggenschap. De resultaten laten zien dat deze werkwijze succesvol is; na de tweede centraal georganiseerde verkiezingsronde in het najaar, zijn alle vacant gekomen plekken opnieuw gevuld.

De zittingstermijn van leden is vastgelegd in het Medezeggenschapsreglement AHK en is vastgesteld op drie jaar. De maximale zitting voor een lid is twee termijnen, de intervalperiode na een opvolgende termijn is één termijn. In 2023 is Elvira Pouw, personeelslid NFA, opnieuw verkozen voor een tweede termijn als vertegenwoordiger voor de NFA-medewerkers in de hogeschoolraad. Een aantal leden heeft in 2023 afscheid genomen van de hogeschoolraad omdat ze niet meer verbonden zijn aan de AHK:   

• John Koslovsky, personeelslid CvA;
• Lynn Leeneman, student-lid CvA;
• Ariadna Rubio Lleo, AHK-student-lid;
• Lois Tonen, student-lid RWA;
• Iris Volkers, personeelslid SB.

Begin 2023 heeft de hogeschoolraad een nieuwe voorzitter gekozen. Vanaf 1 januari 2023 is Thijs Meijer, student AvB, voorzitter van de hogeschoolraad.

Nieuwe en zittende leden van de hogeschoolraad hebben de Algemene Medezeggenschapstraining over de AHK-medezeggenschap gevolgd. Deze training wordt georganiseerd door Bureau Medezeggenschap en wordt twee keer per jaar aangeboden aan alle leden van de medezeggenschap. Bij de start van het studiejaar hebben de leden van de hogeschoolraad een speerpuntentraining gevolgd. Het doel van deze training was om de doelen die in 2022 gesteld zijn te evalueren en de (eventuele) vervolgstappen en nieuwe speerpunten op de overlegagenda van de HR-CvB te plaatsen en te houden.

Twee keer per jaar ontmoet de hogeschoolraad de raad van toezicht (RvT) buiten de vergaderstructuur om. Een delegatie van de hogeschoolraad heeft in juni een gesprek gehad met een delegatie van de raad van toezicht en een delegatie van de raad van toezicht was aanwezig bij het HR-CvB vergadering van 4 december 2023. Voorafgaand aan deze vergadering hebben de delegaties elkaar gesproken. Centraal in deze ontmoetingen zijn de gesprekken over de werking van de medezeggenschap, de vraag of de hogeschoolraad zijn werk goed kan uitvoeren en de relatie met het college van bestuur. Ook dit jaar kon de hogeschoolraad deze vraag positief beantwoorden. De hogeschoolraad heeft van de gelegenheid gebruik gemaakt om met de RvT in gesprek te gaan over zaken rondom de AHK, in de huidige maatschappij, die invloed hebben op de AHK. De gesprekken worden als prettig en productief ervaren. Ook zijn de leden van de hogeschoolraad uitgenodigd voor de lunch tijdens de academiedag waarbij zij de leden van de raad van toezicht ontmoeten.

De hogeschoolraad heeft drie vaste commissies; Beleid, Financiën en Communicatie die zich verdiepen in de stukken en onderwerpen en met de betrokken partijen overleggen. De commissies adviseren en informeren de overige leden van de hogeschoolraad, waardoor de individuele leden hun stem weloverwogen kunnen uitbrengen. Deze werkwijze bevordert het besluitvormingsproces en de kwaliteit van de besluiten.

Uit de Commissie Communicatie wordt de Kiescommissie samengesteld. Zij zien toe op de organisatie en het verloop van de medezeggenschapsverkiezingen. 

Leden Kiescommissie 2023:

• Elvira Pouw – Personeelslid NFA
• Valeryia Volkava - student-lid BA

Leden van de hogeschoolraad nemen deel aan de volgende overleggroepen binnen de AHK:

• De Informatie Strategiegroep (ISG); deze groep is samengesteld uit medewerkers op concernniveau en in het najaar van 2022 is daar een lid van de hogeschoolraad aan toegevoegd. Verderop in dit verslag wordt hier verder op ingegaan;
• De Begeleidingsgroep Strategisch Plan 2023-2028; de begeleidingsgroep, samengesteld uit drie directeuren, een lector en twee leden van de hogeschoolraad, adviseert over de voortgang van het proces en leest mee met de conceptversies van het Strategisch Plan. De groep komt één keer per kwartaal samen. 
• Via de Werkgroep Integriteit houdt de voorzitter van het college van bestuur de hogeschoolraad jaarlijks op de hoogte van de voortgang van het beleid sociale veiligheid op de AHK. Daarbij doet zij verslag van de jaarlijkse rapportage van de vertrouwenspersonen;
• Met de start van het nieuwe studiejaar heeft de hogeschoolraad werkgroepen opgezet om een aantal onderwerpen te onderzoeken en voor te bereiden voor een gesprek met het college van bestuur. De volgende onderwerpen worden zo inhoudelijk voorbereid;
  - Kwaliteitsafspraken;
  - Nieuwe website AHK/inclusieve en duurzame (online) communicatie;
  - Studentenwelzijn/Student enquêtes/Studentenvakbond;
  - Uitvoeringsagenda Strategisch Plan;
  - Vakbondsoverleg (alleen medewerkers kunnen deelnemen aan deze groep);
  - Werkdruk en Docentenprofessionalisering.

De hogeschoolraad bespreekt jaarlijks de terugkerende onderwerpen waarop de hogeschoolraad (ongevraagd) advies en/of instemmingsrecht heeft en de onderwerpen die over de jaargrenzen heen gaan. Belangrijke onderwerpen waarop de hogeschoolraad in 2023 zijn instemming heeft gegeven zijn: het Strategisch Plan 2023-2028 en de Hoofdlijnen Begroting 2024.
Daarnaast formuleert de hogeschoolraad eigen speerpunten. De speerpunten voor 2023-2024 zijn:

• Interdisciplinariteit 
• Sociale veiligheid 
• Studentenwelzijn
• Werkdruk

Met deze speerpunten is een start gemaakt in 2022, in 2023 zijn ze verder uitgewerkt en opnieuw geagendeerd.

De hogeschoolraad heeft ervoor gekozen om diversiteit & inclusie niet als een apart speerpunt te behandelen, maar dit integraal mee te nemen in alle speerpunten vanuit de gedachte dat diversiteit & inclusie geen op zichzelf staand thema is, maar een houding die in alles meegenomen moet worden. 

Een aantal onderwerpen waar de hogeschoolraad zich in 2023 mee bezig heeft gehouden verdient speciale aandacht. Deze onderwerpen worden hieronder uitgebreider besproken. 

Conform de afspraken binnen de AHK heeft de hogeschoolraad in het voor- en het najaar een decentrale uitvraag gedaan bij de academieraden over de voortgang van de kwaliteitsafspraken op de academies. Alle academieraden hebben aangegeven dat zij voldoende en helder antwoord hebben gekregen op gestelde vragen en opmerkingen op en over de inzet en de voortgang van de projecten. Hun (ongevraagde) adviezen zijn door de academiedirecties voldoende meegenomen en overwogen. De academieraden hebben dan ook een positief advies gegeven op de voor- en najaar rapportages maar spraken daarbij wel nadrukkelijk hun zorg uit over de financiering van de projecten na 2024. 

De hogeschoolraad is door het college van bestuur geïnformeerd over de voortgang van de Gezamenlijke Projecten, dit zijn de AHK-brede kwaliteitsprojecten. De gestelde vragen zijn helder en voldoende beantwoord. De hogeschoolraad is over het algemeen positief over de voortgang van deze projecten.

In de loop van 2023 werd bekend dat de kwaliteitsmiddelen vanuit OC&W na 2024 voortgezet worden. Dit nam een grote zorg van de gehele AHK-medezeggenschap weg, maar de onduidelijkheid hoe na 2024 de inspraak van de medezeggenschap ingevuld wordt, zorgt opnieuw voor onrust. 

Het college van bestuur heeft aangegeven dat de bestaande financiering van de projecten meegenomen wordt in het Strategisch Plan 2023-2028 en dat de medezeggenschap betrokken blijft bij de inzet van deze middelen. In de zomer van 2023 is gestart met de evaluatie van de Kwaliteitsafspraken. Het college van bestuur heeft de academiedirecties gevraagd om de projecten te evalueren die vanuit de Kwaliteitsmiddelen zijn gefinancierd. Deze evaluaties worden besproken met de desbetreffende academieraden. De hogeschoolraad zal de decentrale raden vragen naar hun bevindingen en die meenemen in het voorstel hoe zij vanaf 2025 de inspraak van de medezeggenschap ingevuld willen zien. De hogeschoolraad heeft verkennende gesprekken gevoerd met het college van bestuur en zal die voortzetten in 2024.

Samenvattend stelt de hogeschoolraad dat, zowel op centraal als decentraal niveau, voldoende voortgang is geboekt in de lopende projecten. De hogeschoolraad heeft vertrouwen in de voortgang en vindt dat de projecten op basis van de huidige resultaten een positieve impact hebben op de kwaliteit van het onderwijs. Ook vindt de hogeschoolraad dat het voortdurende gesprek over de kwaliteitscultuur een positieve impact heeft op verschillende niveaus binnen de organisatie. De medezeggenschap is voldoende betrokken waarbij wel opgemerkt wordt dat de intensiteit van die betrokkenheid op de verschillende academies niet altijd van hetzelfde niveau is.

De hogeschoolraad is in 2023 opnieuw goed geïnformeerd over de Hoofdlijnen Begroting en de Begroting 2024. De Commissie Financiën heeft overleg gehad met het college van bestuur en kon in een vroeg stadium om toelichting vragen. Op 10 oktober 2023 heeft de hogeschoolraad ingestemd met de Hoofdlijnen Begroting 2024. Deze begroting is besproken tijdens de HR-CvB Overlegvergadering op 4 december 2023. 
In hun advies over de Begroting 2024 neemt de hogeschoolraad ook de adviezen en aanbevelingen van de decentrale raden mee. De hogeschoolraad spreekt in het uitgebrachte, positieve, advies zijn vertrouwen uit in de gemaakte keuzes, maar merkt daarbij wel het volgende op;

• Niet alle academiebegrotingen zijn sluitend. In de gevoerde gesprekken met het college van bestuur hierover werd duidelijk dat de prognoses goed zijn en dat er stevige gesprekken gevoerd zijn met de betreffende academies. De hogeschoolraad heeft er vertrouwen in dat zij en de decentrale raden op de hoogte gebracht worden bij wijzigingen in de begrotingen; 
• De begrotingsplanning is bij de meeste decentrale raden in 2023 niet gehaald. Dit kan opgelost worden door in 2024 de Planning Begroting 2025 te herzien, dusdanig dat de deelbegrotingen van de decentrale raden eerder gedeeld kunnen worden en de hogeschoolraad over voldoende tijd beschikt om de adviezen te bespreken en de decentrale raden hierover te consulteren;
• Op meerdere academies heeft extra vooroverleg plaatsgevonden met directies, zakelijk leiders of financiële managers. De begroting is belangrijk én complexe en het is positief dat verschillende academies tijd inplannen voor extra overleg met de medezeggenschap. De hogeschoolraad moedigt dit ten zeerste aan.

De werkdruknotities en werkwijzers realistische taaktoekenning van alle academies zijn geïnventariseerd en er is navraag gedaan bij de achterban. Dit heeft geresulteerd in een werkdrukmemo van de hogeschoolraad aan het college van bestuur waarin good practices en aanbevelingen zijn opgenomen voor werkdrukvermindering op de academies. 
De hogeschoolraad blijft met het college van bestuur in gesprek over werkdruk en wordt hierin ondersteund door de vakbonden. De strategie wordt bepaald In een halfjaarlijks overleg met de vakbonden; waar gaan we op inzetten? Eén van de belangrijkste doelen is een meer uniforme norm m.b.t. opslagpercentages voor praktijk- en theorievakken.
Werkdruk onder Onderwijs Ondersteunend Personeel wordt verder onderzocht en uit die bevindingen worden doelen geformuleerd. Punten van zorg zijn de excellentie mentaliteit, de continue informatiestroom, automatisering en de vernieuwingsdrang die werkdruk veroorzaken. 

De digitalisering van het onderwijs en de wijze waarop dit geïmplementeerd wordt op de AHK, blijft een onderwerp dat de hogeschoolraad op de voet volgt. De toenemende digitalisering en de komst van AI binnen het onderwijs hebben een grote impact op medewerkers en studenten. 
Sinds november 2022 is HR-lid Elvira Pouw namens de hogeschoolraad aangesloten bij de Informatie Strategiegroep (ISG). Deze groep bestaat uit een lid van het college van bestuur, twee leden van het hoger management van de academies, de directeur Servicebureau, de managers IT & Automatisering (I&A) en een HR-lid. De ISG kijkt erop toe dat het Informatieplan goed en tijdig wordt uitgevoerd. Naast de voortgang van de diverse projecten, worden de thema’s informatiebeveiliging, digitale leeromgevingen en de centrale ondersteuning van I&A besproken. 
Door organisatorische omstandigheden en ziekte was het aantal vergaderingen minimaal, waardoor de HR minder grip ervoer op de voortgang van de bovenstaande projecten en thema’s. De hogeschoolraad blijft het waarderen dat ze op concernniveau mee kan praten en ziet dat er in 2024, met het opstellen van het nieuwe informatieplan, gewerkt wordt aan een frequentere overlegstructuur. Daarnaast zal de door de hogeschoolraad gewenste klankbordgroep een rol krijgen in de evaluatie van het vorige plan.

Op 17 december 2022 stemde de hogeschoolraad in met de voorgestelde verhoging van de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding. In de weken na dit besluit ontving de hogeschoolraad een aantal reacties en vragen vanuit de achterban. Dit heeft ertoe geleid dat de hogeschoolraad het college van bestuur op 24 mei 2023 verzocht heeft een aantal punten toe te lichten en mee te nemen in de besluitvorming. Dit ging over het duurzaamheidsaspect, het monitoren van woon-werkverkeer en het eerder instellen van emissievrije dienstreizen, ook is het verzoek vanuit de achterban om de hoogte van de vergoeding woon- werkverkeer te herzien voorgelegd.
Op 10 november 2023 liet het college van bestuur weten dat de datum voor de CO2-registratie verschoven is naar 1 januari 2024. Via HR2day (HR-software) kunnen werknemers uiteindelijk doorgeven met welk vervoersmiddel ze naar het werk gaan. 

Het college van bestuur stelt voor om na de eerste rapportage de cijfers te delen met de hogeschoolraad en op basis daarvan te bekijken of het het beleid moet worden herzien. De hogeschoolraad zal dit op de voet volgen en houdt het college van bestuur aan deze belofte.

Het onderwerp studentenwelzijn is in 2022 uitvoerig besproken met het college van bestuur en in 2023 is opnieuw geagendeerd. In dit kader heeft de hogeschoolraad in oktober een aantal verkennende gesprekken over een eventuele samenwerking gevoerd met de Studenten Vakbond Amsterdamse Studenten (ASVA). Een ASVA-lidmaatschap biedt studenten de mogelijkheid voor ondersteuning bij onder andere huisvesting, trainingen en juridische zaken. ASVA wil zich ook inzetten om binnen de AHK de awareness voor medezeggenschap te vergroten. De hogeschoolraad zet de gesprekken in 2024 voort.

Hieronder volgt, in aanvulling op de uitgelichte onderwerpen, een overzicht van alle onderwerpen die de hogeschoolraad in 2023 heeft behandeld. De onderwerpen waarmee de hogeschoolraad heeft ingestemd en/of (on)gevraagd advies op heeft uitgebracht, zijn met datum van het besluit vermeld (waar dit niet vermeld is, betreft het een informatieve of een voorbereidende bespreking of een reactie).

• Addendum Benoemingsrechten decentrale raden AHK, Instemmingsmemo; d.d. 9-11-2023;
• Adviezen decentrale raden AHK Najaarsrapportage;
• Adviezen decentrale raden AHK Voorjaarsrapportage;
• AHK Begroting 2024, Adviesmemo d.d. 5-12-2023;
• Communicatie; Adviesmemo HR d.d.25 mei 2023 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Cybersecurity;
• DI-uren en nieuwe cao; 
• Evaluatie Kwaliteitsafspraken (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Financiën Gezamenlijke Projecten Kwaliteitsafspraken;
• Flexibele schil (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Handreiking bij overlijden;
• Hoofdlijnen AHK-begroting 2024, instemmingsmemo d.d. 12-10-2023;
• Instellingstarieven 2024/2025, instemmingsmemo d.d. 20-6-2023;
• Interdisciplinariteit (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Jaaragenda hogeschoolraad 2023-2024, instemming d.d.23-2-2023;
• Jaartaaktoebedeling en Werkdrukbeleid, (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Jaarverslag 2022;
• Kennisveiligheid bij AHK;
• Kwaliteitszorg/Midterm ITK;
• Manifest Amnesty Internationale inzake Consent;
• Medewerkersonderzoek;
• Melding disfunctioneren medezeggenschap;
• Monitoring Nationaal Plan Onderwijs (NPO);
• Ondertekening intentieverklaring VN-verdrag voor inclusief onderwijs;
• Period Poverty: Adviesmemo d.d. 24-5-2023;
• Planning begroting 2024;
• Privacy beleid AHK;
• Resultaten Kunstenmonitor 2022;
• Resultaten Nationale Studenten Enquête 2023;
• Sociale veiligheid in de klassieke muziekwereld (Pointer uitzending);
• Sociale Veiligheid/Verinorm onderzoek (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Stand van zaken ARBO risico-inventaris en - evaluatie (RI&E);
• Strategisch Plan 2023-2028; Instemmingsmemo d.d.12-10-2023;
• Studentenwelzijn; Adviesmemo 23 januari 2023 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Tussenrapportage Strategische Agenda Onderzoek AHK 2020-2025;
• Uitvoeringsagenda Strategisch Plan 2023-2028 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Verhoging Reiskostenvergoeding/Thuiswerkvergoeding; Adviesmemo d.d. 24-5-2023 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Voordracht Lid Klachtencommissie;
• Voortgang Informatie Strategiegroep (ISG) (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Voortgang Klankbordgroep Informatieplan (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Werkdruk Studenten; Adviesmemo HR 28-3-2023 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Werkdrukbeleid medewerkers AHK; Adviesmemo HR d.d.16-3-2023 (in behandeling, wordt meegenomen naar 2024);
• Werving nieuwe directeur Nederlandse Filmacademie;
• Werving nieuwe leden raad van toezicht;
• Wijziging in het lectoraat Sociale Rechtvaardigheid in de Kunsten;
• Wijziging Wet Hoger Onderwijs/opheffing College van Beroep; 
• Wijzigingen Reglement Geschillencommissie, Instemmingsmemo d.d. 7-2-2023;
• Wijzigingsvoorstellen Studentenstatuut, Instemmingsmemo d.d.7-2-2023;
• Zakelijke Afspraken Voorzieningen AHK;, Instemmingsmemo d.d.13-10-2023.